El orden en nuestas vidas digitales es como el orden en casa, la mesilla de noche o el mueble de los libros y DVD (¿DVD...?). La clave del orden es ir a buscar algo y encontrarlo al momento.
En el mundo digital, hay aplicaciones para el móvil que nos hacen la vida muy fácil gracias a que ponen orden donde es muy común perder cosas o no saber donde están. El orden ahorra mucho tiempo y aporta tranquilidad, exactamente igual que en el mundo físico, y nos evita agobios. Por supuesto, también es divertido.
En este artículo hablo de tres apps que uso desde hace años y que se han convertido en imprescindibles para mí por el enorme valor que me aportan. No solo es importante lo que hacen, sino cómo lo hacen. Reducen la fricción hasta la mínima expresión, lo que hace que le demos un mejor y mayor uso. En esto son probablemente únicas en su especie. Y, bien usadas, las tres ponen buena parte de tu vida digital en orden: tus fotos (Google Fotos), tus archivos (Dropbox) y tus documentos impresos, esos que vamos archivando en carpetas físicas o dejando por casa (Scanner Pro).
1. Google Fotos
Siempre he pensado que las fotos se hacen para disfrutarlas, verlas siempre que te apatezca o cuando surja el recuerdo en cualquier momento y lugar, acompañado de tu móvil. No debería ser una tortura encontrar una foto. Ya hay forma de encontrarla sin ningún esfuerzo.
Me resistí con Google Fotos cuando se lanzó en 2015. Vi en directo por streaming la conferencia de Google en la que presentó la aplicación y pensé: no quiero más aplicaciones de fotos, ¿quién quiere más aplicaciones de fotos? Pero me equivoqué: poco después me animé a probarla y es distinta, es la mejor aplicación de fotos por estas razones:
Te guarda automáticamente en la nube todas las fotos y vídeos del móvil o tableta. Hasta aquí todo normal. Muchas apps hacen esto, aunque unas mejor que otras.
Puedes subir rápida y fácilmente las fotos y los vídeos que tengas en el ordenador, llaves USB, discos duros.
Y ahora viene lo mejor:
Es gratis. Guau.
Ofrece almacenamiento ilimitado. ¿En serio? Sí.
Y, por encima de todo, utiliza inteligencia artificial para el reconocimiento facial, entre otras cosas. ¿Y esto qué es?
El uso de la inteligencia artificial permite a la aplicación reconocer las caras de las personas e incluso cosas: columpios, playas, cumpleaños, aviones, senderismo, rascacielos, bares de copas, conciertos, museos, surf, gatos y un sinfín de cosas más. También se ordenan por lugar geográfico. Es decir, que te pone orden.
"Google agrupa las fotos de las personas porque reconoce las caras con espectacular precisión."
Imagina que quieres buscar las fotos de tu hija, tu hermano, tu madre o tu abuelo de los últimos cinco años o de los últimos 30 años. Habrá quien piense: de aquí a unos meses igual lo reúno. Pues no. Google Fotos ya lo ha hecho por ti mientras dormías o paseabas al perro. Y tiene todas esas fotos (y vídeos) en carpetas específicas de tu hija, tu hermano, tu madre o tu abuelo. Google lo que hace es agrupar las fotos de las personas (y mascotas) porque reconoce las caras con espectacular precisión, incluso de muchos años atrás (cuando eras más joven), luego le pones un nombre a esa carpeta la primera vez que la ves y voilà. Google Fotos también nos permite descubrir fotos o vídeos de años anteriores.
Anécdota con esta app: hace justo una semana iba a editar un pequeño vídeo para un amigo y fui a Google Fotos a buscar una foto suya. Cuál fue mi sorpresa cuando vi que tenía bastantes fotos y vídeos de él de años atrás que ni recordaba. Obviamente, aproveché para usarlos en el vídeo. Salió algo hasta emocionante y a mi amigo le gustó. Gracias, Google.
Tener disponible la funcionalidad del reconocimiento de caras si estás en Europa es muy sencillo: hay que descargarse en el móvil una aplicación de VPN (te permite simular que estás conectado en otro país) y decir por ejemplo que estás en Estados Unidos. Una vez hecho eso, vas a Google Fotos en el móvil y activas la opción "Agrupar caras similares" en ajustes. Estando en Europa, esta opción no aparece sin haber activado antes el VPN. Solo hay que hacerlo una vez, luego puedes borrar la aplicación de VPN y olvidarte. El reconocimiento facial de Google Fotos incumple actualmente las políticas de privacidad en la Unión Europea, de ahí que esté desactivado y sea necesario el truco del VPN.
2. Dropbox
¿Te gustaría tener acceso las 24 horas del día en el móvil a todos los archivos que almacenas en el ordenador? Para muchas cosas, te garantizo que es muy útil. Dropbox te permite "llevarte el ordenador" contigo a todas partes sin cargar con él, porque sube todos los documentos a la nube de forma segura. ¿Qué ofrece Dropbox exactamente?
Tener todos tus archivos accesibles las 24 horas en el móvil. Más orden en tu vida digital.
Sincronizar los cambios que hagas en el ordenador o en el móvil automáticamente.
Subida automática de todas las fotos y vídeos desde el móvil, la tableta o el ordenador.
Compatibilidad con terceras aplicaciones para la subida automática de todo tipo de archivos (ver abajo la app Scanner Pro), si das permiso.
Dropbox es gratis para un uso limitado. Para que realmente merezca la pena y tener todo tu archivo digital en la nube, es probable que necesites alguna opción de pago: un tera de capacidad (1.000 gigas) cuesta 100 euros al año. Es un precio similar a lo que cobran Google por un tera en Drive (120 euros) o Apple en iCloud (120 euros por dos teras).
Pero la recomendación de Dropbox por parte del blog Notes941 no tiene nada que ver con los precios, sino con sus características y su funcionamiento. Google Drive también es muy bueno y iCloud ha ido mejorando pero sigue siendo algo más limitado en funcionalidades.
"Yo diversifico mis datos usando iCloud (200 GB), Google Fotos, Dropbox para los archivos (un tera), Evernote para notas, Gmail (100 GB) y 1Password."
Uso Dropbox, frente a Drive, porque me gusta más y además así diversifico mis datos: en mi iPhone X uso iCloud (200 GB) para algunas cosas; si se trata de fotos, Google Fotos; para los archivos de mi ordenador y en general, Dropbox (un tera); para tomar notas, Evernote; para el correo, Gmail (se repite Google, aquí uso 100 GB); para mis contraseñas, 1Password.
Tengo dos copias de todas mis fotos y todos mis vídeos. Una en Google Fotos y otra en Dropbox. La de Google Fotos por el reconomiento facial y la navegación. La de Dropbox es una copia adicional. Todo es con subida automática, una liberación porque no tienes casi que pensar.
Tener todo en orden en Dropbox requiere pararse un poco y guardar bien las cosas. Yo recomiendo hacerlo por año, es la única forma que me ha funcionado y que lleva años dándome paz.
Por cierto, para más tranquilidad: cuando borras algo en Dropbox, ya sea en el propio ordenador, en el navegador o en la app, el archivo se mantiene tres meses en los sistemas para evitar borrados por accidente. También puedes borrar archivos permanentemente cuando quieras.
3. Scanner Pro
A diario o casi a diario recibimos papeles por todos lados, facturas, recetas, partes médicos, documentación bancaria, de seguros, etcétera. Casi ninguno de esos papeles requiere el documento original, pero nos encargamos de dejarlo en la mesilla o cualquier otro sitio. Al acumularlos, a veces los perdemos y sobre todo muchas veces no lo encontramos cuando lo necesitamos . A mí esto me pasaba mucho. ¿Te imaginas poder tirarlos todos a la basura y, al mismo tiempo, mantener esa información siempre disponible y ordenada?
¿Te imaginas poder tirar casi todos los papeles a la basura y, al mismo tiempo, mantener la información siempre disponible y ordenada?
Es posible. Hay varias apps que te hacen una foto de un documento y te la pasan automáticamente a PDF, que es la mejor forma de manejar estos documentos, pero no todas te suben ese documento de forma automática a una carpeta en tu Dropbox (o en Google Drive, iCloud, etcétera). ¿Qué ofrece Scanner Pro?
Haces una foto (o las que haga falta si son varias páginas) y guarda el documento en PDF.
Scanner Pro hace automáticamente una lectura OCR para reconocer el texto de los documentos. Gracias a eso, podemos encontrarlo con búsqueda de texto. Es decir, si es un informe del dentista, poniendo "dentista" en el buscador de Dropbox te saldría. Impresionante.
Ese PDF se sube automáticamente en Dropbox u otros servicios de almacenamiento en la nube.
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